关于做好我校2015年研究生新生学籍注册工作的通知

各院系：

根据教育部和湖南省教育厅对2015年研究生电子注册工作的安排，我校2015年研究生新生学籍注册工作定于9月底完成，现就有关事项通知如下：

一、各院系要充分认识研究生新生学籍电子注册工作的重要性，切实加强领导，并指定专人负责（填写附件1），确保工作质量和进度。

二、加大宣传力度，做好有关学籍注册的宣传工作，督促研究生按规定核对本人的学籍信息。

三、我校研究生电子注册工作安排

1.新生学籍电子注册对象：2015年下学期入学的所有取得学籍的博士、硕士研究生。

2.研究生对本人的电子注册信息进行一一核对，核对无误后本人签名确认。

3.当研究生信息有错误时，按以下步骤填表：

（1）由研究生本人在信息核对表中进行勘误更正并签名。

（2）研究生本人必须于9月22日前将更改信息的相关证明材料交学院。更改身份证号、姓名关键信息的，要出示原件（公安机关出具的更改证明）和复印件各一份交学院；身份证号码正常升级的，交身份证复印件给学院；出生日期与身份证号码不一致的，以身份证号码为准。

（3）学院汇总后，对于更改关键信息的要统一填写好《湘潭大学研究生电子注册关键信息更改汇总表》（附件2）、非关键信息变更不需要填写表格，只需要在信息核对勘误表中注明并签字。

4.学籍异动（异动指保留入学资格、放弃入学资格、取消入学资格、休学、退学）的研究生，按以下步骤办理：

（1）学籍异动的研究生必须向学院提交异动申请审批表，否则一律视为在籍在读学生。

（2）学院汇总后，填写《湘潭大学2015年研究生电子注册学籍异动处理意见汇总表》（附件3）。

5.信息核对表上没有信息的学生，按以下步骤处理：

（1）如果是国防生保留入学资格今年复学的，学院填写《湘潭大学2015年电子注册学籍补登表》（附件4），并在备注栏注明“国防生”。

（2）如果是信息遗漏造成没有注册信息的，学院务必查找出来，并统一填写《湘潭大学2015年电子注册学籍补登表》（附件4），同时在备注栏注明“信息遗漏”。

四、 研究生注册信息核对时间安排：

各学系务必在学生核对完信息之后，填写相关表格，并在相应栏签字盖章（空白表格标明无也要签字盖章），于9月23日前将本学院注册信息（如下）统一送交研究生院培养办：

1.《信息核对表》纸质版要求按序号从小到大排列；

2.《湘潭大学负责研究生电子注册人员登记表》（附件1）；

3.《湘潭大学研究生电子注册关键信息更改汇总表》（附件2）；

4. 《湘潭大学2015年研究生电子注册学籍异动处理意见汇总表》（附件3）；

5.《湘潭大学2015年研究生电子注册学籍补登表》（附件4）；

6. 信息变更证明材料。

经研究生本人和学院核对确认无误的电子注册信息将作为上报教育部注册的信息。注册信息经上级主管部门审核通过后，将于11月份在教育部指定网站公布新生学籍电子注册信息，提供给学生本人查询。

附件：

《信息核对表》

附件1：湘潭大学负责研究生电子注册人员登记表.xls

附件2：湘潭大学研究生电子注册关键信息更改汇总表.xls

附件3：湘潭大学电子注册学籍异动处理意见汇总表.xls

附件4：湘潭大学研究生电子注册学籍补登表xls.xls