各研究生培养单位：
国家教育部2013年就印发了《关于进一步加强教育管理信息化工作的通知》，指出要构建“两级建设、五级应用”体系，尽快建成国家教育管理公共服务平台，为重大项目实施提供监管和支撑。2016年6月又印发了《教育信息化“十三五”规划》，提出稳步推进教育信息化各项工作，更好地服务立德树人，更好地支撑教育改革和发展，更好地推动教育思想和理念的转变，更好地服务师生信息素养的提升，更好地促进学生的全面发展，推动形成基于信息技术的新型教育教学模式与教育服务供给方式，提升教育治理体系和治理能力现代化水平，形成与教育现代化发展目标相适应的教育信息化体系，充分发挥信息技术对教育的革命性影响作用。目前，全国高校研究生教育管理信息化建设已经取得了长足的发展，为学位与研究生教育工作满足我国社会快速发展的需要提供了科学、有效的保障。信息技术的应用不仅给研究生教育带来了先进的管理模式和手段，同时也在制度和认识方面对研究生教育工作产生了积极的影响。
我校于2014年由南京软件科技有限公司开发了研究生教育管理系统，目前已试运行2年多，基本功能均已合理设置，大部分工作可通过系统予以规范。但因数据不全，导致部分系统功能使用不畅，为全面做好我校研究生教育信息化工作，经研究决定，对我校研究生教育信息化数据进行全面梳理和完善，请各单位高度重视此项工作，以实现我校研究生教育信息化管理工作又好又快和可持续性发展。具体通知如下：
一、高度重视信息化建设，全面推进研究生教育信息化管理工作
（一）提高认识，强化组织领导，健全工作机制。各单位要加强组织协调，按照“统筹规划、统一建设、集中运行、分步推进”的原则推进研究生教育信息化管理工作。要在全校研究生教育信息化统筹管理框架下，建立本单位的研究生教育管理信息化工作领导机制，全面负责本单位研究生教育管理信息化工作，共同实现学校研究生教育管理信息化工作立由校领导小组统一组织推进、相关科室应用推动、财务部门经费支持、技术保障部门实施的工作机制。
（二）密切配合，做好基础支持，完善配套制度。研究生教育管理信息化工作是一项系统性工程，各单位要按照学校要求，对学校的研究生教育管理信息系统予以支持与建议，并建设数据集中、系统集成的应用环境。要结合该教育管理信息系统应用的工作部署，实现本单位学生、教师等各类数据的管理。各单位要加快完善系统初始信息，抓紧对系统中已有的学生信息进行全面核查与清理，对于未登录系统填充信息和资料的研究生，要及时通知，逐一落实。
（三）提供保障，健全责任体系，加强队伍建设。研究生教育管理信息化工作是一项长期的任务。研究生教育管理信息系统的开发与应用是与研究生教育管理过程紧密结合的，通过系统应用完成管理流程，进而完成数据的采集及更新，同时规范研究生教育管理。各单位要指定专门机构，确定和固定专职人员，加强系统操作培训，要将信息技术应用能力培训作为研究生教育的重要内容，建立常态化的培训机制。建立健全责任制度，将责任落实到人，将研究生教育管理信息化建设、管理工作作为教育督查重要内容，强化监督检查。
二、全面核查信息化数据，做好数据的审核与完善工作
（一）精细招生过程，重视招生资料收集与网上存储
针对2017级研究生，考生本人和院系要做好以下资料的收集：
1、考生需提供教育部学信网下载的《教育部学历证书电子注册备案表》，或《中国高等教育学历认证报告》, 国外学历报名考生，现场确认时还需出具教育部留学服务中心出具的留学认证材料。
2、考生需提供档案所在单位政审材料《湘潭大学报考攻读硕士学位研究生政治审核表》。
3、考生需提供《湘潭大学攻读博士学位研究生专家推荐书》、《湘潭大学硕士生硕博连读申请表》、《湘潭大学申请-审核制博士研究生申请表》、《高校辅导员在职攻读博士学位报考资格审查表》。
4、招生院系需做好《湘潭大学招收硕士研究生复试情况表》、《学院拟录取名单最终上报表》。
5、招生院系需做好《湘潭大学硕士研究生招生目录》、《湘潭大学博士研究生招生目录及拟招生导师》。
6、考生需在中国研究生招生信息网网上报名，如实且完整地填报全部信息。
（二）严格培养环节，完善培养基础数据并网上提交
1、系统目前运行不畅，主要原因是研究生没有及时提交相关信息，如：没有及时注册、没有完善个人信息，没有提交培养计划、中期考核、重修或补考，没有选定导师等，导致课程成绩无法录入，选课无法操作、毕业答辩无法提交等。
2、各院系务必通知本单位每一位研究生（博士、硕士、在职研究生）抓紧时间登录系统，提交和填写本人相关信息，尤其是个人培养计划的提交和个人信息的完善。系统个人登录用户名和密码由院系教务干事提供。
3、今年系统将于2016年11月21日晚上10：00关闭（答辩申请功能定期开放），也即各单位应要求本单位所有研究生于2016年11月21日晚10：00前在系统中完善好本人信息。以后系统每年只开通一次，开通时间为每年的新生注册期间，具体见当年通知，过期则系统不再开通，不及时登录系统提交信息所造成的后果由研究生本人负责。（具体操作流程见附件）
4、根据学校会议精神，对于超过年限的研究生将在2017年6月前进行全面清查。2016年12月的硕士清查和2017年6月的博士清查将通过系统操作，凡系统中培养信息不全的研究生都将被列为清除对象。
（三）规范答辩流程，提交学位答辩申请和网上审核
1、研究生在学位管理环节，需在系统中进行学术成果登记，并完成培养过程、开题报告等环节，缴清学费后，即可在系统中提交答辩申请，并需在上会讨论前核对个人的学位授予数据、上传学位论文。
2、院系在学位管理环节，需从学术成果、前期培养过程、学位论文检测、学位论文送审与评阅等环节，审核研究生的答辩申请，并通过系统进行答辩分组管理、打印答辩表决票、录入并审核答辩结果、下载并审核学位论文、生成上会讨论名单、打印上会讨论表等。（具体操作流程见附件）
信息化建设能造就一个学习型组织，提高学校研究生教育管理队伍的整体业务素质和水平；能促进管理工作流程的整合优化，扩大业务范围，加强不同业务部门之间的协作，为研究生教育管理工作制度的创新发展提供契机；能对工作观念从“管理”向“服务”转变能起到积极推动作用。各单位要高度重视研究生教育信息化管理工作，安排专人负责此次数据的核查和完善工作，以确保学校研究生教育管理系统的尽早全面上线和信息化规范管理。
特此通知。
研究生院
2016.11.10
