湘潭大学研究生会、研究生团委

办公室值班管理条例

总则

为加强湘潭大学研究生会办公室内部各项管理条例实施，增强凝聚力与战斗力，充分调动研究生会学生干部的工作积极性，提高研究生会学生干部的思想觉悟及综合素质，更好地服务广大师生，确保湘潭大学研究生会、研究生团委工作有序、高效的进行，特制定本管理条例。

1.值班内容

值班具体内容包括来宾接待（引导）、电话接听、物品管理与使用记录、文件资料收发及记录等。　

2.值班安排

由办公中心负责安排值班表，由湘潭大学研究生会、研究生团委各部门学生干部轮流值班，值班人员必须按照值班表的顺序按时上岗，不得无故旷班、换班、迟到、早退，否则以缺席处理。

有事离岗不得超过15分钟，否则以早退处理。

如有特殊情况需要请假者，需向相关负责人说明情况并履行请假手续；如需要换班者，应提前两天与相关负责人联系并说明情况。

此项工作评估纳入《湘潭大学研究生会、研究生团委干部考核办法》考核范围。　　　

3.值班时间

周一至周五（法定节假日除外）

上午：8:00-12:00（夏季）8:00-12:00（冬季）

下午：14:30—18:00（夏季）14:30—17:30（冬季）

4.注意事项

（1）值班人员在开始值班之前应拍摄办公室照片发至工作群内，以示按时到岗；

（2）值班人员注意着装整齐，符合办公场合，值班期间不得在办公室内闲聊，不得进行其他娱乐活动，应注意使用文明用语、规范称谓，注意举止规范，自觉维护好组织形象；

（3）值班人员待人应有礼貌，注意工作态度、说话语气，有各组织或来访人员咨询办理相关业务时，应积极、主动、热情、耐心地接待服务；

（4）值班人员应将各组织或来访人员交来的文件资料按要求整理并放在相应资料夹中，并做好相关记录工作；

（5）值班人员必须保护好办公室所有用品，不得私自外借任何物资，包括办公用品、办公场地、办公室钥匙（研究生会、研究生团委所管辖房间的钥匙任何人不得私自外借，如有特殊情况，必须在确保安全或经由领导、老师同意的前提下由值班人员亲自帮其开门，否则由此造成的损失将追究相关人员的责任）等；

（6）值班人员应随时注意来客，注意工作的轻重缓急，对于工作量很大又不是特别紧急的文字处理工作，一般不安排在值班时间；

（7）对于领导交代的工作，值班人员要及时给予回复。如有特殊原因不能完成，也要及时汇报进度，反映遇到的问题；

（8）值班人员应在下班前及时与下一班值班人员联系，做好交接工作与值班提醒；

（9）未经领导、老师同意，值班人员不得使用办公室电话打私人电话；

（10）值班人员禁止带非研会成员随便出入办公室；

（11）办公室的电脑只能用于研究生会、研究生团委的相关工作，值班期间严禁个人娱乐之用。非研究生会干部无特殊情况严禁使用办公室电脑或其他物品；

（12）值班人员应及时规范地整理电脑文件文档各项资料，不允许在桌面上乱放文档，未整理的文档统一放在临时文件夹中，不成型的东西要及时删除，只需保留完整版本；

（13）值班人员要遵守各项保密制度，不得随意传播研究生会、研究生团委内部文件内容以及相关事宜；

（14）值班人员的私人物品不允许在办公室随意长期摆放置；

（15）值班人员应本着勤俭节约的原则工作，使用专用茶杯；不乱打印纸张；提倡纸张双面打印，不允许在办公室打印机上打印大数量的材料；严禁个人在办公室打印与工作无关的材料；

（16）每周必须安排值班人员对办公室进行一次认真彻底地整理和打扫；

（17）值班人员应节约用电，注意安全，结束值班时必须检查办公室的电脑、饮水机、空调、电灯和门窗是否已关、办公桌是否已整理完毕等。

5.值班流程

（一） 值班人员在开始值班之前应拍摄办公室照片发至工作群内，以示按时到岗；

（二）填写值班日志

1.按照规定格式、内容填写好值班日志，字迹清晰，易于辨认；　　　

2.写明日期、时间、值班人员姓名；　

3.若有迟到、早退、缺席、换班等相关情况，注明原因、代班人员等详细信息；　　　

4.记录好相关文件、物资交接工作；

如： ×××部门送来×××登记表；×××人来过/看过/拿过/借过×××（尽量写明具体时间是×时×分）；

（三）要搞好办公室卫生状况

1.将办公室的桌凳摆放整齐；

2.确保办公桌、会议桌桌面干净整洁；

3.整理好各种文件夹以及零散未归档文件资料；

4.整理好办公桌上的各种表格、办公用品；

5.下班前，要注意打扫卫生并倒干净垃圾桶、关灯、锁门，并提醒下一位值班人员注意时间。

*本条例最终解释权归湘潭大学研究生会、研究生团委所属。

湘潭大学研究生会、研究生团委

2021年8月1日