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研究生会办公室日常工作管理条例

时间:2015/7/16 10:24:46 点击数:
为加强校湘潭大学研究生会办公室内部管理,增强凝聚力与战斗力,充分调动研究生会干部的工作积极性,提高研究生会干部的思想觉悟及综合素质,更好地服务广大师生,确保研究生会工作有序、高效的进行,特制定本制度。值班具体内容包括来宾接待、电话接听、物品管理与使用记录等。    一、基本情况   1.办公室值班安排   周一至周五轮流值班,值班人员必须按照值班表的顺序按时上岗,不得无故旷班、换班、迟到、早退,否则以缺席处理。有事离岗不得超过10分钟,否则以早退处理。如有特殊情况需要请假者,需向相关负责人说明情况并递交请假条;如需要换班者,应提前一天与负责人联系并说明情况,此项工作将纳入考核范围。   2.办公室值班时间(周一到周五)   上午:08:00—11:40 下午:14:00—17:00(夏季) 14:30—17:30(冬季)    3.值班期间不得在办公室内闲聊、大声喧哗、随意打闹、坐桌子、吃零食,不得进行打牌、下棋等娱乐活动,要自觉维护好组织形象;   4.值班人员待人应有礼貌,注意工作态度、说话语气,有各组织单位或个人来办理相关业务时,应积极、主动、热情、耐心地接待服务;   5.各值班人员应将各组织或来访人员交来的资料按要求整理并放在相应资料夹中,并做好记录(要求字迹工整);   6.值班人员必须保护好办公室所有用品,不得私自外借任何东西,包括办公用品、办公场地、办公室钥匙等;   7.办公室值班人员应随时注意来客,注意轻重缓急,对于工作量很大又不是特别紧急的文字处理工作,一般不安排在值班时间;   8.对于领导交代的工作,办公室值班人员要及时给予回复。如有特殊原因不能完成,也要及时汇报进度,反映遇到的问题;   9.值班人员应在下班前及时与下一班值班人员联系,做好交接工作;   10.未经领导、老师同意,任何人不得使用办公室电话打私人电话;   11.禁止带非研会成员随便出入办公室;   12.研究生会办公室所管辖房间的钥匙任何人不得私自外借,如有特殊情况,必须在确保一切安全的条件下由值班人员亲自帮其开门,否则由此造成的损失将追究相关人员的责任;   13.办公室的电脑只能用于研究生会的相关工作,值班期间严禁个人娱乐之用。非研究生会干部无特殊情况严禁使用办公室电脑或其他物品;   14.及时规范地整理电脑文件文档,不允许在桌面上乱放文档,未整理的文档统一放在临时文件夹中,不成型的东西要及时删除,只需保留完整版本;   15.研究生会干部要遵守各项保密制度,不得随意传播研究生会内部文件内容以及相关事宜,以免影响研究生会工作的开展;   16.私人物品不允许在办公室随意摆放(如书籍、书包、手机等),个人物品应放在值班室的相应位置;   17.值班人员应本着勤俭节约的原则工作,使用专用茶杯;不乱打印纸张;提倡纸张双面打印,不允许在办公室打印机上打印大数量的材料;严禁个人在办公室打印与工作无关的材料;   18.每周必须安排值班人员对办公室进行一次认真彻底地整理和打扫;   19.值班人员须及时准确整理报纸、刊物、信函和文件等资料;   20.节约用电,注意安全,值班人员必须检查办公室的电脑、饮水机、空调、电灯和门窗是否已关、办公桌是否已整理完毕等,并及时通知下一班值班人员,并交接好钥匙。    二、工作流程   (一)值班人员注意着装整齐,符合办公场合,并佩戴校徽、工作证;   (二)填写值班日志   1.值班日志要记得非常清楚,字迹一定要清晰,易于辨认;   2.写明日期、时间、值班人员姓名; 3.若有迟到、早退、缺席、换班等相关情况,一定要写明原因、代班人员等详细信息;   4.接下来要事无巨细地写值班遇到的事,并标明编号。例如:     ×××部门送来×××登记表;    ×××人来过/看过/拿过/借过×××(尽量写明具体时间是×时×分);   (三)要搞好办公室卫生状况    1.将办公室的桌凳摆放整齐;    2.确保办公桌、会议桌桌面干净整洁,包括电脑上也不能有灰尘;  3.整理好各种文件夹,登记表太多时将过时的放在柜子里;    4.整理好办公桌上的各种表格、办公用品; 5.下班前,要注意打扫卫生并倒干净垃圾桶、关灯、锁门;    三、日常礼仪   (一)用语规范   1.讲好普通话。工作人员应当努力把普通话作为自己工作交谈和对外服务中的语言,加强学习和培训,不断提高自己说普通话的能力,提高自身素质,树立良好形象。   2.提倡文明用语。要用好“请、您、您好、谢谢、对不起、再见”等基本文明用语,讲文明、讲礼貌,尤其在对外服务中要严禁服务忌语。   3.称谓要规范。   4.见面要相互问候。见面大家都要相互问候,根据情况可以问您好,以问您好,也可以打手势、点头和微笑。说话声音不能太低或太高。   5.麻烦他人时要说“请”。在敬语中,使用频率最高的是“请”字。有了“请”字,就表明你没有凌驾别人之上的意思,会使你显得分外有教养。   6.迟到时要道歉。先不要为迟到辩解,真诚地道歉:“我迟到了,真对不起”。当被问及迟到原因的时候,再予以说明和解释,并尽快进入工作状态。   7.受人帮助时应致谢。受人帮助、给他人带来麻烦或不便、双方合作或协作完成某一件事情,求人或托人办完某一件事、借用别人物品、接受别人服务或得到别人帮助等,应予答谢和致意,说声“谢谢”、“给您添麻烦了”、“承蒙您的关照”、“真不好意思”等。   8.分别时应道声“再见”。分别时应表达相互间的祝愿,常用的有“再见,欢迎再来”、 “您走好”、“再见”等。   (二)举止规范   1.站姿。正式站姿脸部朝正前方,不抬头,不低头,下颚与地面平行,脊背挺直,脖子用力向上伸长,耳朵比肩部更靠后,肩膀要放松,手臂要下垂。收腰,臀部向上抬,但不要往外翘。膝盖并拢,伸直,脚跟并拢,脚尖之间约分开一个拳头。   2.坐姿。公开场合落座时,双足要尽量并拢;把右脚尖向前斜伸出,显得悠闲;把脚斜放的坐法可以保持女性身段均衡的自然美;把左腿翘在右腿上,给人高贵大方的感觉,但不能翘提过高,不然有失风度;坐沙发不要太靠里面,否则小腿紧靠沙发的边沿,有损美观。   3.步态。步态应该自信和敏捷,从容稳健。具体说来,即是:上身正直不动,两肩相平不摇,两臂自然摆动,步幅适中均匀,两脚落地一线,以显优美。   4.蹲姿。在取低处的文件或其他物件时,不要弯腰曲背,低头翘臂,而是两脚稍分,屈膝下蹲,慢慢低下腰部拾取,才显得优雅。   5.养成微笑的习惯。要养成微笑的习惯,对领导、同事、职工、来访者都应如此。   6.克服不良习惯。开会、对外服务期间听取别人讲话要有礼貌,不要出现打哈欠等不良习惯;自己科室以外的其它科室有人来访不要在门口探望;与陌生人不要夹带外文单词;别当着人面摆弄身体,这儿挠挠,那儿抓抓或摆弄头发;上班期间不准吃零食。   7.上下楼梯和在走廊里应注意礼节。上楼梯时,男性应先走,下楼梯时,男性应让女性走在前面。在门口、楼梯口、电梯口以及其他通道走廊遇上女士,男士宜侧身站在一旁,让其先行。如在走道里遇到来人时,要向对方轻轻点头致意,并稍稍侧转身让客人先走。   8.禁止在背后议论人。该说的话当面说,不要在背后议论人,发牢骚,更不要窃窃私语,以免造成同事间关系不和。   9.控制情绪。同事间和与外人交往时,如对方情绪激动,自己应该冷静化解,防止激发矛盾。   10.做到相互尊重。无论亲密、一般还是生疏的关系,都要相互尊重,说话和态度都应掌握分寸,既不过分亲昵,也不要冷漠。   11.认真倾听他人谈话。要仔细倾听他人的发言或建议,不随便打断他人的谈话,目光应该注视对方,认真仔细地倾听,以示专心和尊重,不要双手交叉在胸前听人讲话。   12.充分听取他人意见。工作上与同事意见不一致时,不要固执己见,出现过激行为。要充分听取对方合理意见,努力找到共同点,达到一致,使工作做得更好。   13.掌握好交谈的技巧。与他人交谈,应尊重交谈对象,态度要谦恭,语言要文明,给别人充分的发言时间,不要出现一言不发、插嘴、抢嘴、说脏话、油腔滑调等不文明现象。   14.出现差错应致歉。出现差错,责任在自己的,要坦率地承认失误,不要进行辩解;责任不在自己的,也要容忍,日后另找机会加以解释说明。   15.汇报工作应简短。向领导汇报工作,要直截了当、简洁、提纲挈领。领导想听你个人想法和意见时应该陈述。   16.不乱动别人的东西。进入别人的办公室,未经允许,不要乱翻乱动别人的物品,更不要随手借用。   17.手机、寻呼机的使用切勿影响他人。开会期间和在休息室,应当将呼机、手机关闭或调至静音状态。   18.吸烟应注意场合。开会、接待客人不宜吸烟,用餐时要适度或节制,不在公共场所吸烟。   19.要讲究诚信。做任何事情哪怕是很小的事情都要讲诚信,做到守时、守约、守信用,确属不能准时到达或赴约时,应当提前告知。经常迟到是不尊重别人,没有礼貌的表现。   20.爱护公共环境卫生。不随手扔垃圾,不随地吐痰。   (三)仪表规范   1.穿着要得体。穿着要干净、简洁、明朗、庄重,服装颜色不能太艳,款式不要太奇,饰品不要太多,鞋跟不要太高,不准穿背心、短裤、拖鞋上班。   2.出席重要场合要穿正装。参加重要宴会、签约仪式、洽谈项目,应穿西装,配带领带,不要穿便装和休闲装。   3.化妆应注意身份和场合。不应在公共场所化妆或补妆,不能浓装艳抹,染彩发,涂指甲,女同志不应穿太露、太透的衣服。   4.注意个人卫生。适时理发,经常梳理,不留胡须,衣着净洁得体。工作期间,最好不要吃葱、蒜、韭菜等辛辣食品,防止口生异味。   5.注意自己的形象。对外接待中要不卑不亢、落落大方、潇洒自如、自然诚恳。公共场所不要大声喧哗,不放声大笑,不在远距离大声喊人。走路不要搭肩膀,脚步要轻,遇急事可加快步伐。   (四)接挂电话规范   1.电话铃响后马上接。在铃响三遍之前摘机,否则就是失礼;铃响四遍以上,要致歉。   2.通电话后要问好。接通电话后,首先要向对方问好,然后报出自己的办公室及姓名。如:“你好,XX单位XX科小李”。   3.通话时要和气、亲切、得体。通话要融入笑容的声音,带着微笑说话。若对方讲话粗野、脾气很大时,不要以同样的方法回敬,应有以柔克刚的涵养。   4.语速要适中。电话中讲话的速度不可太快,否则对方不容易听清;语速过缓也不好,容易使受语方产生厌烦情绪。   5.答复找人电话。当来电话的人说明找谁后,刚好是本人接电话,应说:“我就是,请问你是哪位”;当应找的人在,但不是他接电话时,应说:“他在旁边,请稍等”;当应找的人不在办公室时,应说:“对不起,他刚好出去,你需要留话吗”,切忌只说一声“不在”,就把电话挂了。   6.自己打电话时应注意言语。打电话之前在心里作好整理,电话接通后不要吞吞吐吐,丢三拉四,要讲得明确,使对方能得要领。一个人占用电话时间不能太长,以免引起别人反感。   7.电话结束时要讲究礼貌。电话交谈临近结束时,要使用“麻烦了”、“谢谢”、“再见”之类的礼貌用语。如果你是拨电话的一方,在讲完话后,隔一个呼吸的时间再放下话筒;如果你是接电话的一方,在对方没有放下电话时,不可咔嚓一声就放下。   (五)待人接物规范   1.接待来客应主动热情。待人要主动热情,落落大方,不要冷冰冰地接待。对来访者应起立问明来意。如手头忙于其他事务,一时难以脱离,应向客人说明情况,请其稍候,或联系其他同事协助接待。切忌让客人坐“冷板凳”长久等待,无人问津。   2.接待客人时,妥善保管好有关文件。有客进门,应将办公桌上的文件、资料合起来;送客离开办公室,要将文件、资料放置好,以免泄露或丢失。   3.不要当众频频看表。最好在别人面前不看或少看自己的手表,否则会使别人误认为你急于脱身。若因为忙或有重要约会,不妨直说,委婉的告知对方改日再谈,并顺便表示歉意。   4.不需本人接待,应适时退场。客人来访时,不需本人接待时,应通知接待领导或有关人员,将客人请到适当的交谈场所并倒好茶水后见机离去。离去时要向客人致意。   5.沏茶礼仪。同样的来客中应从身份高的开始沏,如不明身份,则应从上席(即离开门口较远的座位)开始沏起,沏茶放杯盖时应里面向上。   6.进屋须敲门。进别人房间时必须轻轻敲门,待听到回答时才进房门。敲门一般敲三下,门铃则按一下。陪客人进领导办公室,也要先敲一下门再进,要注意:如门往外开,应请客人先进,如门往里开,要自己先进去,按住门,然后再请客人进。   7.介绍时要注意礼貌。介绍客人与领导,要有礼貌地以手示意,而不能用手指指人,更不能用手拍打。介绍时简要说明被介绍人所在单位、职务及姓名,介绍的顺序为:先把本单位的领导介绍给外宾、外单位的领导;先把身份较低、年纪较轻的介绍给身份较高、年纪较大的;先把男同志介绍给女同志。如果是几位客人同时来访应按照职务高低依次介绍,职务相同时,则先介绍年纪大的。   8.握手姿势。正确的握手姿态应当是五指齐用,稍微一握,并轻轻上下摇动,时间以两三秒为宜。双眼注视对方,含笑致意。握手之时,掌心向下显得傲慢,掌心向上显得谦恭,而伸出双手去捧接对方的手更显得谦恭备至。一般来说,手心向上的伸手方式受人欢迎,这样不但亲切,而且优雅大方。   9.握手顺序。同主人、年长者、身份高者、妇女见面时,客人、年轻者、身份低者、男性应先问候,待对方伸手再握。男女握手不能太重、太久。   10.陪同客人的位置。陪同客人,一般应请客人位于自己的右侧,以示尊重;如果自己承担主陪任务,应与客人并排不能落后;如果自己属于陪访随同人员,应走在客人和主陪人员的后面。走到路口或走廊拐角处,应走在客人左前方数步的位置,用手示意方向,并有礼貌的提示:“请这边走”。进门时主动拉门,请领导、客人进去。   11.出入电梯。乘电梯时,看到领导和来宾时应退下一步相让。如果是自己陪同客人,在有专人服务的电梯里,先让客人进,到达时也应让客人先出;如电梯无人服务,自己先进去,再让客人进,到达则让客人先出。   12.递接物品原则。递接别人的物品时要双手,做到相互尊重。 研究生会办公室财产管理条例    一、办公室财产管理制度原则   专人负责,多人监督,规范管理,长效统一,服务他人,节约高效   二、办公室财产安全管理制度   1.加强法制观念,增强安全意识,提高自我管理、自我约束、自我防范的能力;   2.要定期检查办公室门窗、无人守护仓库的门窗是否关好(每周一次),重要的办公室要安装防盗门及技防设施;   3.健全办公室安全管理制度,加强办公室值班人员的安全保卫责任感;   4.办公室的钥匙不得转交研究生会干部以外的人员使用,严禁带非相关人员进办公室,更不允许其在办公室逗留;   5.留心观察办公室来往人员,按规定安全防止办公室贵重物品,防止不法分子趁机行盗;   6.个人的现金、钥匙和贵重物品等需自行保管,不得在办公室乱放,否则后果自负;   7.定期对办公室所属财产进行清理、记录并做好安全保管工作;   8.不准在办公室内焚烧杂物、纸张,不准乱接电源,人离时注意关闭电源,认真做好防火工作;   9.重要的文件、资料要及时归档保存,个人存放文件、资料要妥善保管,不要乱放乱丢,严防泄密;   10.每学期初,财产管理员应清点办公室所有财物,并根据重大活动办公用品领取预算,统计预算经费并进行统一购买、发放,领取物品时需按所列财产预算单进行验收签名;   11.办公室财产如有损坏,应及时向办公室财产管理员汇报。按以下原则办理修理或调换手续:   (1)日常性损耗,由办公室管理人员负责修理或给予调换;   (2)损坏公共财物,原则上是谁损坏谁赔偿。   12.各办公室的固定财产,办公室之间不得随意调动,更不得私自挪用。每学期初要对各办公室进行一次全面的财产检查。   三、办公室办公用品采购、发放制度   1.研究生会的办公用品由校研会主席团集中管理,统一采购,按需发放,并设立了财产管理和物品采购管理员,有专人负责财产采购和发放;   2.办公用品申报、领取程序:主席团成员根据本学期学生活动的办公用品消耗和使用情况,在每学期初编制并提报本学期办公用品领用计划,并报领导老师同意;领取物品时需按所列财产预算单进行验收签名,并做好办公用品领取登记表。   3.办公用品领取注意事项:   (1)财产发放工作需由办公室财产管理员和物品采购员负责,不得随意发放,如情况紧急,需联系以上人员后得到授权代为处理;   (2)发放后,领取人需仔细核实领取物品数量、质量,确保无误后,认真填写办公用品领用登记表;   四、办公室办公用品借用制度   1.值班人员严格按照物品借用登记表的要求做好借用、归还登记;   2.借用单位要爱惜借用物品,注意在归还日期内及时归还,如有损坏照价赔偿;   3.借用单位归还物品时,值班人员要根据登记情况进行检查,并做好登记;   4.超过归还日期还未归还的物品,值班人员要及时催促其归还;   五、办公室办公用品使用规范   1.办公用品管理制度   为加强办公用品管理,规范办公用品领用,提高利用效率,降低办公经费,特制定本制度。   根据办公用品的性质,将办公用品分为:   办公设备——办公桌、办公椅、茶几、资料柜等;   电器设备——电脑、打印机、传真机、电话、相机、空调、多媒体等;   办公文具——传真纸、文件纸、签字笔、马克笔、白板笔、铅笔、笔芯、固体胶、液体胶、双面胶、单面胶、泡沫胶、记事本、会议记录本、账本、剪刀、裁纸刀、尺子、钉书机、回形针、图钉、双尾夹、文件柜、文件箱、文件盒、文件袋、资料袋、笔筒、便条、桌签、手提袋等;   生活用品——卫生纸、杀虫剂、茶杯、纸杯、热水壶、毛巾、打火机、果蔬盆、烟灰缸、扫把、拖把、抹布等;   办公室财产——书籍、报纸、杂志、奖杯、奖状、奖牌、荣誉证书、题词、钥匙、团员证、收据、发票、团徽、光盘、硬盘等。   2.办公用品计划   办公室财产管理员需及时查对办公用品领用计划于办公用品台账和库存,编制办公用品购置计划,经领导老师审签后购买。   3.办公用品购置   财产管理员和采购员根据审签的办公用品购置计划实施购买,并于新学期第一个月内完成;   管理员须经常调查办公用品供应商及市场价格,保证最优性价比和质量。   4.办公用品管理   管理员须做好办公用品的购置、发放和库存管理;   管理员须定期或不定期盘点,查对台账与实物,保证账实相符;   管理员须防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失,保证办公用品的功用和性能;   管理员须根据办公用品的消耗或领用情况,确定和保持合理的库存种类和数量,以减少资金占用和保证正常使用。