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研究生院研究生教育办公室办事指南

时间:2015/3/13 9:38:53 点击数:
研究生院研究生教育办公室办事指南
 

办理事项

办理时间

办理流程及注意事项

材料下载

备注

日常管理

新生报到注册

8月底9月初

凭《录取通知书》至所在学院报到,领取《新生报到单》,办理相关手续,缴纳费用进行注册,领取校徽,安排宿舍。

《新生报到单》下发至各学院

个人办理

研究生证注册与补办

每年9

研究生每学期初至各学院注册,学院填好研究生证补办申请单,报送教育办公室审核并办理。研究生证3年只能补办一次。

研究生证补办申请单由教育办公室下发至各学院

学院统一
办理

火车优惠卡购买与充值

充值:每学期末购卡:每年9

学院登记购买优惠卡的同学名单(标明乘车区间),报送教育办公室审核并办理。充值免费,购买7元每张,外省同学须提供户籍证明。长株潭地区不配发优惠卡。

以各学院为单位至教育办公室办理

学院统一
办理

研究生请假与出国审批

就读期间

研究生提出申请,导师及学院审批,至研究生院网下载《审批表》,办理审批表中的相关事项。在读研究生出国旅游、探亲、访友只能利用寒暑假,其它时间不予批准;应届毕业研究生最后一个学期不予办理出国旅游、探亲、访友。

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个人办理

年度考核及毕业鉴定

4-5

至研究生院网下载《年度考核表》和《毕业生登记表》,按要求认真填写,导师签字,学院审核,学院收齐后统一交至教育办公室。

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学院统一
办理

 

 

宿

 

 

校外住宿审批

老生统一在每年5月底-6月初;新生统一在入学后两周内进行

研究生下载《申请表》,填写内容,提交证明材料,学院审核后报送教育办公室备案,教育办公室反馈名单至学院并报送财务处。新生在报到时到学院办理,相关材料入学后两周内补交至教育办公室。

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学院统一
办理

住房安排、调整及住房信息更改

每学年第一学期集中办理

910月)

住宿调整一般在每学年第一学期开学时集中进行;个别研究生住宿调整的或登记信息有误的,到学院审批登记并开具证明,后勤集团开具证明材料后,研究生持学院及后勤集团开具的证明材料交至教育办公室,教育办公室更改研究生住宿信息并报送财务处。

教育办公室办理

学院统一
办理

校外住宿退房

校外住宿审批通过后两周内

校外住宿审批通过的研究生至研究生院网下载《退房程序单》并办理退宿手续,学院统一将《退房程序单》交至教育办公室。上学年没有安排住宿且在外住宿审批通过的同学可不办理。逾期不交《退房程序单》的同学视为自动放弃校外住宿申请。

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学院统一
办理

 

 

评奖评优

4月、10月(以通知为准)

研究生院下发通知至各学院,研究生报名申请,学院审核评选后公示,并报研究生工作部(处)审批。

各学院、研究生院

学院统一办理

生源地助学贷款

7-8

需办理生源地助学贷款的研究生在户籍所在地教育局生源地助学贷款部门进行办理,回执由学院9月初统一收齐,教育办公室复核后将材料报送校贷款办。

 

学院统一
办理

推优入党

工作日均可

研究生院网下载《湘潭大学研究生入党积极分子考察表》及《湘潭大学优秀团员入党推荐表》,同时准备其它材料,材料整理好后以学院为单位,报送教育办公室签署研究生团委意见,再报送研究生工作部(处)审批。

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学院统一
办理

 

 

   

 

 

毕业生资格审查

以省教育厅通知为准

各学院审查本院下年度预计毕业生人数(含博士生、提前毕业生、往届推迟至当年毕业生),组织本院毕业生一一签名核对本人信息,信息变更或有误的需提交相关证明材料(改名的需提供户籍部门证明原件,改专业的需学校正式发文确认,委培改自筹的需提交用人单位《同意解除协议的函》)。

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各学院、研究生院

毕业生图像采集

11月中上旬

学院通知毕业生,统一收齐摄像费,领《信息卡》,毕业生持卡排队摄像。

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各学院、研究生院

《协议书》领取及签约

11-次年5

12月初学院统一至教育办公室领取本院毕业生协议书,研究生至学院领取本人《协议书》;11月至次年5月毕业生抓紧落实就业单位,毕业生持《协议书》至学院登记。教育办公室持毕业生已签定单位的《协议书》集中至省中心开取《报到证》。集中开取《报到证》的截至时间以通知为准。

《协议书》下发至各学院

学院统一办理

《就业推荐表》的制作与盖章

11-次年5

11月,各学院开始进行毕业生就业动员,组织指导研究生制作信息全面、突出自身特点的《就业推荐表》(样表可从研究生院网站-研工部下载专区下载);经导师、学院签署意见后,学院统一收齐本院《就业推荐表》,9-11月以院系为单位至研究生管理与就业指导科盖章;12-6月,其他就业推荐材料的盖章,集中于工作日每天下午办理。

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学院集中办理;个人工作日下午办理

集中开取《报到证》

6月初左右

(以通知为准)

5月底前,落实单位的毕业生须将《就业协议书》交至学院并登记;6月初,集中至省教育厅开取《就业报到证》。

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各学院、研究生院

个人开取《报到证》

集中开取《报到证》后

毕业生提供已签定的《协议书》或《接受函》至教育办公室登记并开取介绍信,持本人《毕业证》,《身份证》,代理则要有委托人的委托信、毕业证及代理人的身份证至省大中专就业指导中心开《报到证》,推迟毕业的不能开《报到证》。毕业生持白色《报到证》至教育办公室打印《档案转寄单》,凭《档案转寄单》及白色《报到证》至研究生档案室登记档案转寄地址,持红色《报到证》至派出所转户口。(应届生每年720日后为个人办理时间)

省大中专就业指导中心地址:长沙市新建西路,长沙市教育电视台旁。电话:0731-82816663

个人办理

改派

开取《报到证》后两年内

毕业生出具原协议书、原报到证、原单位解除协议的函、新单位接受函,毕业证、身份证至教育办公室领取《改派申请表》,毕业生填写《改派申请表》,教育办公室初核材料并加盖公章,研究生院领导审核并加盖公章,毕业生持完整盖章的《改派申请表》及所有材料复印件至教育办公室开取介绍信,毕业生持全套材料至省大中专就业指导中心办理改派手续,重新开取《报到证》。(应届生每年720日后至教育办公室办理)

改派至省大中专就业指导中心办理

个人办理

办理毕业离校手续

6月底(春季毕业生在1月份办理)

毕业生通过毕业答辩,研究生获得学位并领取《学位证》,网上核对本人档案,至学院领取《毕业离校手续单》,按流程办理离校手续,交《离校手续单》(毕业生未就业则必须填写《委托学校办理档案、户口托管协议》,否则不予发放《毕业证》),领取《报到证》,领取《毕业证领取通知单》,核对财务,领取毕业证。

《离校手续单》各学院自定

个人

办理

用人单位政审

工作日均可

(请提前预约)

毕业生本人提前电话、邮件联系学院、教育办公室,用人单位负责人来校查阅档案,学院开具综合政审材料,研究生工作部(处)审核加盖公章。(毕业生没有正式录用函不受理档案转寄,仅凭介绍信只能查阅档案,不能带走)

各学院、研究生院

个人

办理

因报考博士、公务员等而开学籍证明

工作日均可

研究生院网下载《审批表》,办理表中相关手续,持盖章后的《审批表》至教育办公室开具应届毕业生证明。

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个人

办理

 

 

 

档案管理

 

新生档案转递

8月底前

全日制研究生入学时须将档案转入学校。

见新生录取须知

个人

办理

就读期间档案转递

研究生就读期间

因提前就业原因就读期间需转递档案的,由研究生本人书面申请,填写《湘潭大学提前就业研究生档案转递表》,经导师、学院与本人签字承诺后,按学校相关规定办理。(研三学年11之前办理的全部改为自费生,次月停发助研奖学金)

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个人办理,

学校审批

毕业生档案集中转递

7

6月底,毕业生网上核对档案内容,补充缺失档案材料;7月初,集中寄送用人单位。

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各学院、研究生院